banner here

8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ

- tháng 7 20, 2018
advertise here

Lãng phí là gì? Lãng phí là những hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc khách hàng không mong đợi.
Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng. Ở góc độ tạo giá trị, các hoạt động của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm, bao gồm:

Các hoạt động tạo giá trị: là các hoạt động trực tiếp biến đổi các yếu tố đầu vào để tạo ra đúng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.

Các hoạt động không tạo giá trị: là các hoạt động không được yêu cầu để biến đổi các yếu tố đầu vào nhằm tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nói một cách khác, bất kỳ hoạt động nào mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền thì được coi là không tạo giá trị. Các hoạt động không tạo giá trị đều được coi là lãng phí và là đối tượng cần được giảm thiểu và loại bỏ.

Các hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết: là các hoạt động không tạo giá trị dưới góc nhìn của khách hàng nhưng cần có để tạo và cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đây cũng được coi là lãng phí và cần phải lên kế hoạch để từng bước loại bỏ (thường loại lãng phí này sẽ không loại bỏ được ngay, nhưng có thể được loại bỏ trong một kế hoạch dài hạn).

“Loại bỏ lãng phí” và “cắt giảm chi phí” là hai thuật ngữ quá quen thuộc với các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn dẫn đến đồng nhất hai khái niệm này. Bởi vì chúng khác nhau…

Cắt giảm chi phí không đúng cách có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không. Ví dụ, khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự (lương, thưởng, chi phí đào tạo và phát triển) thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Vậy nên, trước khi cắt giảm chi phí, chúng ta hãy tìm cách loại bỏ lãng phí.

8 loại lãng phí trong doanh nghiệp

Theo Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990), trong mô hình quản trị tinh gọn, có 7 loại lãng phí như sau:

1. Defects (Sai lỗi)
Lãng phí do sai lỗi - phải sửa chữa hoặc làm lại - gây tốn nguồn lực.

2. Over Production (Dư thừa)
Lãng phí do làm nhiều hơn mức cần thiết, nhanh hơn cần thiết hoặc trước khi cần thiết.

3. Waiting (Chờ đợi)
Lãng phí do phải chờ đợi hoặc trì hoãn.

4. Transportation (Vận chuyển)
Lãng phí do vận chuyển không cần thiết.

5. Intventory (Tồn trữ)
Lãng phí do tồn kho, lưu trữ - gây mất diện tích, phải bảo quản…

6. Motion (Thao tác)
Lãng phí do người lao động thao tác thừa hoặc có những di chuyển/đi lại không cần thiết.

7. Extra Processes (Quy trình)
Lãng phí do có một quy trình nào đó hoặc một số bước trong quy trình không tạo ra giá trị.

8. Non Utilized People (Nhân lực)
Ngoài 7 loại lãng phí do Taiichi Ohno đưa ra, ngày nay, các chuyên gia bổ sung thêm loại lãng phí thứ 8, đó chính là lãng phí do không phát huy được tài năng và sự sáng tạo của nhân viên.

Ví dụ 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng:

Loại lãng phíVí dụ về các lãng phí ở văn phòng
Sai lỗi
  • Lỗi nhập liệu
  • Thông tin thiếu sót
  • Chào giá sai
  • Mất hồ sơ quan trọng
  • Thông tin báo cáo sai
  • Diễn đạt số liệu sai
Dư thừa
  • In ra giấy khi không cần
  • Viết báo cáo quá dài mà chẳng ai đọc
  • Tìm và sưu tập thật nhiều tài liệu
  • Lưu thật nhiều ảnh, nhạc vào PC
Chờ đợi
  • Cúp điện
  • Tốc độ máy tính chậm
  • Đợi sếp duyệt
  • Đợi nhận thêm thông tin
  • Đợi nguồn lực
  • Đợi hướng dẫn của sếp
Quy trình
  • Cùng một dữ liệu phải nhập lại nhiều lần
  • Báo cáo không cần thiết
  • Quá nhiều cấp phê duyệt
  • Quá nhiều khâu kiểm tra
  • Ký tá quá nhiều
Vận chuyển
  • Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin
  • 1 công việc hoạt động theo nhiều quy trình
  • Thay đổi kế hoạch liên tục
Tồn trữ
  • Dư thừa văn phòng phẩm
  • Lưu trữ hồ sơ quá hạn
  • Trữ báo, tài liệu
  • Phim ảnh, nhạc, hình ảnh… trong máy tính
Thao tác
  • Layout văn phòng không hợp lý phải đi lại nhiều
  • Máy móc đặt không hợp lý
  • Sắp xếp file trong máy lộn xộn
  • Đính kèm file quá to
  • Sắp hồ sơ trong kệ lung tung
  • Đi qua đi lại không hợp lý
  • Đi rồi mới nhớ là quên
Nhân lực
  • Mục tiêu khó hiểu.
  • Số liệu khó hiểu.
  • Hướng dẫn khó hiểu.
  • Thiếu quyền hạn xử lý
  • Mệnh lệnh và kiểm soát cấp cao
  • Thiếu/không biết dùng công cụ hỗ trợ
Làm thế nào để loại bỏ lãng phí?

Trước khi loại bỏ lãng phí, bạn phải xác định được đâu là các lãng phí trong công ty? Biểu mẫu dưới đây có thể giúp dễ dàng nhận dạng lãng phí:

Mô tả lãng phíChấm điểm lãng phíNguyên nhânGiải pháp loại bỏ
Điểm số sẽ giúp nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3.

Điểm 0: không có lãng phí
Điểm 1: có rất ít lãng phí
Điểm 2: có lãng phí nghiêm trọng
Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.

Những điểm chính

Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu và có thái độ tích cực.

Trên thực tế, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án loại bỏ lãng phí thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức và động viên tích cực trong nội bộ, từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trung đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.

Sưu tầm

Quảng cáo Quảng cáo của bạn ở đây