banner here

Giảm tồn kho, giảm lãng phí và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng bằng hệ thống JIT (Just In Time)

- tháng 7 21, 2018
advertise here

Just In Time (JIT) là gì?: JIT là một triết lý trong mô hình Quản trị tinh gọn (lean), được tạo ra nhằm giảm thiểu hàng tồn kho, giảm lãng phí thông qua việc đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại, số lượng, địa điểm và thời điểm.
Ví dụ:

- Thời điểm nào là tốt nhất để dự trữ hàng tồn kho, sẵn sàng cho sản xuất? Just in time - vừa kịp giờ sản xuất.

- Thời điểm nào là tốt nhất để giao hàng cho khách hàng? Just in time - vừa kịp giờ khách hàng muốn nhận.

Quay trở lại, đã bao giờ bạn tự hỏi: “Tại sao các nhà sản xuất lại dự trữ hàng tồn kho (cả nguyên vật liệu và thành phẩm)? Câu trả lời là: “Để dự phòng.”

Câu hỏi tiếp theo: “Tại sao phải “dự phòng” trong khi việc dự trữ hàng tồn kho gây tổn thất lớn về chi phí cho doanh nghiệp?”

- Nếu giữ nhiều mặt hàng trong kho, một lượng tiền khổng lồ sẽ bị chôn vùi và không được lưu thông để gia tăng giá trị.
- Hàng hoá lưu kho có thể bị mất cắp hoặc bị hư hỏng.
- Chúng chiếm mất không gian, có thể dành cho việc khác.
- Và chúng có thể trở nên lỗi thời khi sản phẩm được cải tiến, thay đổi thường xuyên.

Tất cả điều này dẫn đến hậu quả mất mát về tài chính đối với doanh nghiệp.

Thêm nữa, bạn không nên yêu cầu khách hàng phải mua một sản phẩm cụ thể chỉ vì bạn muốn giải tán đống sản phẩm tồn kho. Ví dụ như cửa hàng thực phẩm cố giảm giá để bán tảng thịt cuối cùng (sót lại trong kho) cho khách, mặc dù nó đã bị ôi do thời gian lưu kho quá lâu.

Và bạn cũng không nên thuyết phục khách hàng mua sản phẩm lỗi thời chỉ vì nó đang tồn đọng trong kho (ví dụ như quần áo đã lỗi mốt của mùa trước). Cả hai điều này, về lâu dài, đều là rủi ro gây hại đến sự hài lòng của khách hàng.

Vậy đâu là lời giải cho vấn đề này?

Vào những năm 1970, khi các công ty sản xuất Nhật Bản cố gắng hoàn thiện hệ thống của mình, Taiichi Ohno của Toyota đã phát triển giải pháp cho quá trình sản xuất nhằm cải thiện chất lượng và giảm thiểu lãng phí. Được gọi là Just In Time (JIT).

JIT tuân thủ triết lý sản xuất đúng, đủ và kịp thời, vì vậy nó hạn chế việc lưu kho, dẫn tới hàng hóa và nguyên vật liệu không bị nhàn rỗi và chiếm dụng không gian. Điều này có nghĩa là bạn không tốn chi phí dự trữ cũng như sản phẩm sẽ không bị lỗi thời hay hư hỏng.

Ví dụ: Hãng thời trang Zara, một trong những thương hiệu bán quần áo chạy nhất thế giới, mỗi tuần Zara tung ra tối thiểu 1 – 2 mẫu mới. Tuy nhiên, họ không sản xuất hàng loạt ngay, mà thực hiện theo 3 bước:

- Đầu tiên, Zara lấy ý kiến để phân tích phản hồi của khách hàng.
- Sau đó, họ chỉ sản xuất số lượng có giới hạn theo đúng nhu cầu mà khách hàng phản hồi.
- Cuối cùng, các mẫu giới hạn nào bán chạy, Zara mới tiếp tục sản xuất.

Vì vậy, hàng sau khi xuất xưởng gần như được tiêu thu hết tại các điểm phân phối và họ không cần phải lưu kho nhiều.

Tất nhiên, nếu bạn muốn loại bỏ kho dự trữ, một bài toán mới sẽ phát sinh, bạn sẽ phải kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất kinh doanh để để đáp ứng được những thay đổi của khách hàng và thị trường. Đây chính là lúc JIT có thể giúp bạn.

Lợi ích chính của JIT là gì?

- Hàng tồn kho ở mức thấp
- Giảm thiểu lãng phí
- Sản phẩm chất lượng cao
- Khách hàng hài lòng

Bằng phương pháp JIT, các công ty có thể cắt giảm chi phí một cách đáng kể. Chi phí hàng tồn kho đóng góp rất lớn vào chi phí của công ty, đặc biệt là trong doanh nghiệp sản xuất. Bằng cách giảm thiểu số lượng hàng tồn kho dự trữ, bạn có thể tiết kiệm không gian, giải phóng tiền mặt và giảm lãng phí do lỗi thời.

Hệ thống JIT bao gồm những công cụ gì?

Để tạo thuận lợi cho phương pháp tiếp cận JIT, bạn cần hiểu biết về một số hệ thống. Đáng chú ý nhất là kanban. Đây là cách tiếp cận của Nhật Bản nhằm đảm bảo hàng tồn kho hoặc sản phẩm được cung cấp liên tục. Kanban được thiết kế để hỗ trợ triết lý JIT.

Kanban là dấu hiệu trực quan nhằm báo cho bạn biết đã đến lúc cần bổ sung hàng tồn kho và sắp xếp lại. Ví dụ:

- Khi việc cung cấp ốc vít vào thùng trên dây chuyền sản xuất thấp hơn một con số nhất định nào đó, một đường màu vàng sẽ xuất hiện xung quanh bên trong thùng chứa.
- Đường màu vàng này ám chỉ cho người quản đốc rằng anh ta cần cho thêm ốc vít.
- Yêu cầu đó được chuyển qua bộ phận thu mua, xử lý đơn đặt hàng.
- Điều này ngăn việc cung cấp ốc vít quá nhiều và cho phép quá trình sản xuất tiếp tục hoạt động trôi chảy.

JIT cũng tồn tại cùng với hệ thống cải tiến liên tục Kaizen, Quản lý chất lượng tổng thể (TQM) và Six Sigma là những hệ thống tổng thể nhưng giúp bạn có cái nhìn chi tiết tại mọi điểm trong quy trình sản xuất kinh doanh; cũng như xác định các phương pháp nhằm cải tiến quy trình liên tục.

JIT yêu cầu về mối quan hệ với các bên liên quan

Về cơ bản, JIT cho phép công ty sản xuất đúng sản phẩm, tới đúng khách hàng, vào đúng thời điểm. Trong nhiều ngành công nghiệp, điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn, đồng thời giúp bạn tiết kiệm được một số tiền đáng kể. Tuy nhiên, JIT đòi hỏi bạn có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và khách hàng:

Với nhà cung cấp

Bạn cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp đầu vào. Điều này sẽ giúp bạn truy cập vào các nguồn thông tin khi cần thiết. Lợi ích là bạn sẽ được thông báo trước khi có sự thay đổi hoặc sự cố về nguồn cung có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Với nguồn cung cấp đầu vào an toàn, bạn có thể tiếp tục cải tiến hệ thống sản xuất và hàng tồn kho của mình. Nó giúp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu cần phải tăng sản xuất, bạn có thể tin tưởng rằng nhà cung cấp sẽ sẵn sàng giúp đỡ mình.

Về phía khách hàng

Nếu khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn sản phẩm mới/cao hơn, bạn có thể chuyển đổi sản phẩm khá dễ dàng mà không phải lo lắng về số lượng lớn vật tư lỗi thời và thành phẩm lưu kho. Điều này có nghĩa là bạn có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng nhanh hơn.

Đơn đặt hàng trở nên đơn giản hơn với hệ thống JIT. Thay vì các tiện ích của khách hàng được xây dựng từ 6 tháng trước và chờ đợi nó hoàn thiện, nó được xây dựng khi được đặt hàng. Bạn có thể thay đổi vào phút chót bằng cách phân phối sản phẩm “đúng thời điểm”.

Hạn chế và điểm cần linh hoạt khi sử dụng JIT

Hạn chế chính của JIT là nó chỉ phù hợp nếu bạn có thể tin tưởng vào nhà cung cấp giao hàng đúng khi họ hứa - nếu không toàn bộ quá trình hoạt động có thể bị mắc kẹt.

Hơn nữa, nếu chi phí vật liệu đột ngột tăng thì việc dự trữ chúng khi giá còn ở mức thấp có thể là lựa chọn kinh tế hơn.

JIT cũng dựa trên mô hình nhu cầu lịch sử: Nếu đơn hàng tăng mạnh, việc điều chỉnh nhu cầu vật tư có thể khiến bạn hoặc nhà cung cấp gặp khó khăn.

Những điểm chính

Just In Time (JIT) là một triết lý trong quản trị tinh gọn (lean). Hiểu đơn giản nhất thì JIT là: cung cấp “Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết”.

Sưu tầm
Quảng cáo Quảng cáo của bạn ở đây