banner here

Giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất lao động với công cụ 5S

- tháng 7 21, 2018
advertise here

Công ty bạn được sắp xếp hiệu quả như thế nào?

Ví dụ: bàn làm việc của nhân viên có thường xuyên lộn xộn, đội nhóm phải dành nhiều thời gian tìm kiếm công cụ và tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc?

Bố trí môi trường làm việc thiếu hợp lý - không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn làm giảm năng suất và tinh thần của nhân viên.

Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp Nhật Bản dành nhiều thời gian để chỉnh đốn lại cách sắp xếp trong tổ chức. Ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể mang lại tác động tích cực đến năng suất tổng thể.

Trong bài viết này, chúng ta xem xét công cụ 5S - một trong những công cụ chủ đạo của mô hình quản trị tinh gọn (lean). 5S là cách tiếp cận khoa học nhằm làm giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất, năng suất trong bất kỳ không gian làm việc nào - dù là văn phòng nhỏ, bàn làm việc cá nhân, hay cơ sở sản xuất khổng lồ.

5S bắt nguồn từ Nhật Bản như là một phần của công cụ kaizen. Mục đích của nó là tạo ra nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và có tổ chức. Mặc dù được phát triển cho quá trình sản xuất nhưng 5S có thể được áp dụng trong bất kỳ môi trường nào để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Hình ảnh trước và sau khi triển khai 5S trong sản xuất:

Hình ảnh trước và sau khi triển khai 5S trong văn phòng:

5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật (tương ứng với quy trình 5 bước):

Seiri  - “Sàng lọc”
Seiton - “Sắp xếp”
Seiso - “Sạch sẽ”
Seiketsu - “Săn sóc”
Shitsuke - “Sẵn sàng”

Trước khi đi vào từng bước cụ thể, hãy xem lợi ích của 5S là gì?

Lợi ích của công cụ 5SGiúp bạn tiết kiệm thời gian bởi vì 5S hiển thị trực quan mọi công cụ và quy trình mà mình đang sử dụng, nên rất dễ tìm kiếm.


5S loại bỏ những thứ không cần thiết, điều này giúp bạn tiết kiệm nguồn lực bằng cách giảm chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả.

5S cũng giúp bạn cải thiện chất lượng và an toàn, chuẩn hóa quy trình và cải thiện tinh thần làm việc.  (Hầu hết mọi người thích làm việc trong môi trường sạch sẽ và có tổ chức).

Bạn và nhóm có khả năng làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng 5S để thay đổi và tổ chức lại môi trường làm việc trong công ty.

Mẹo:

Hãy đảm bảo sử dụng cách tiếp cận này trong những trường hợp hợp lý và triển khai theo cách tương ứng. Mọi người thích gọn gàng nếu phù hợp trong một số trường hợp. Tuy nhiên, trong những tình huống khác, nó làm tiêu tốn thời gian và năng lượng quản lý, khiến cho những người lộn xộn nhưng sáng tạo và có kỹ năng cao rời khỏi tổ chức.

Làm thế nào để sử dụng công cụ 5S

Hoàn thành từng bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo là rất quan trọng. Hãy xem xét từng bước chi tiết hơn:

Bước 1: Sàng lọc

Ở đây, bạn loại bỏ bất cứ thứ gì không cần thiết trong không gian làm việc. Đó có thể là công cụ, đồ đạc, chỉ dẫn, quy trình, sách hoặc các bộ phận. Nếu có bất cứ thứ gì mà bạn không sử dụng cho những nhiệm vụ hiện tại, hãy loại bỏ chúng.

“Gắn thẻ đỏ” là một kỹ thuật hiệu quả để xác định những thứ bạn đang thực sự sử dụng. Nếu không chắc chắn về một đồ vật không hữu ích, hãy gắn thẻ đỏ vào nó và di chuyển đến vị trí khác. Nếu bạn hoặc nhóm có thể làm việc trong một hoặc hai tháng mà không cần sử dụng đồ vật đó thì có thể, bạn không cần nó. Nếu vậy, bạn có thể lưu trữ hoặc bỏ đi.

Bước 2: Sắp xếp

Sau khi hoàn thành bước sàng lọc, bạn chỉ nên giữ những vật mà mình hoặc nhóm cần để thực hiện công việc. Bây giờ, bạn phải sắp xếp những đồ vật này để đảm bảo tìm thấy chúng dễ dàng.

Mục tiêu của bước này là đảm bảo dòng công việc hiệu quả. Đặt đồ vật gần nơi chúng sẽ được sử dụng, thì bạn và nhóm không phải mất thời gian đi lấy.

Ví dụ: nếu bạn cần in tài liệu vài lần trong ngày, di chuyển máy in đến gần bàn làm việc hoặc văn phòng để không phải đi xa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Mẹo:

Bài viết Nghệ thuật sắp xếp và Làm thế nào để trở nên có tổ chức sẽ giúp đỡ bạn trong bước này.

Bước 3: Sạch sẽ

Giữ cho văn phòng hoặc nơi làm việc của bạn sạch sẽ, không lộn xộn và xác định mức độ sạch sẽ mà bạn muốn.

Ví dụ, như thế nào được coi là sạch sẽ? Để đàm bạo sức khoẻ, an toàn và tinh thần đội nhóm thì cần sạch sẽ đến mức nào?

Xác định nguồn gốc gây ra lộn xộn. Ví dụ, có thể do những đống giấy luôn xuất hiện quanh quanh máy photo. Hoặc những tách cà phê rỗng luôn xuất hiện trong phòng họp khiến bạn phải dọn dẹp mỗi lần tổ chức họp.

Khi dọn dẹp, hãy phân tích tại sao một số khu vực lại khó có thể giữ được sự tổ chức đến vậy. Có thể bạn đang thiếu công cụ, sản phẩm hoặc quy trình nào đó giúp bạn giữ gìn sự sạch sẽ, ngăn nắp. Khi hoàn tất, hãy chụp ảnh không gian của bạn. Những bức ảnh này sẽ giúp bạn trong bước tiếp theo.

Bước 4: Săn sóc

Bây giờ bạn đã biết mức độ sạch sẽ của không gian làm việc mà mình cần và muốn nên hãy phát triển quy trình để giữ gìn sự sạch sẽ mỗi ngày.

Ngoài ra, hãy phân tích những khu vực có vấn đề và lên kế hoạch khắc phục. Ví dụ, nghĩ về khu vực máy cắt kim loại tại nhà máy sản xuất. Liệu bạn có thể lắp đặt khoảng trống ở giữa để loại bỏ mảnh vụn kim loại và bụi bẩn? Hoặc xem xét phòng photo. Nhiều đống giấy tờ có thể xuất hiện trong khu vực này vì không có thùng rác tái chế để bỏ.

Làm sạch một cách có hệ thống nên là một phần trong công việc hàng ngày chứ không phải là hoạt động thi thoảng. Nơi làm việc càng sạch sẽ, bạn và nhóm sẽ càng an toàn và khỏe mạnh. Hãy phân tích tất cả những khu vực có vấn đề và phát triển giải pháp để loại bỏ nguyên nhân.

Bước 5: Sẵn sàng

Đây thường là bước khó khăn nhất. Sau khi thiết lập 4 bước trước đó, bạn phải duy trì thói quen của hệ thống mới - nói cách khác, đào tạo lại bản thân và nhóm để phát triển những thói quen mới.

Chìa khóa chính là giao tiếp hiệu quả với nhân viên. Sử dụng những công cụ như áp phích, bản tin, hướng dẫn thủ tục, đánh giá hiệu suất, đào tạo và kiểm tra quản lý. Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hiểu được tầm quan trọng của việc làm theo hệ thống mới. Xem xét đưa ra phần thưởng hoặc ưu đãi cho nhóm để phát triển và duy trì những thói quen này.

Chú thích:

Nhiều người tin rằng 5 bước trên tự động đóng góp giúp nơi làm việc an toàn hơn nhưng một số tổ chức lại đưa thêm bước thứ sáu vào Hệ thống 5S - An toàn - để đảm bảo rằng khu vực quan trọng này được quan tâm đầy đủ.

Sưu tầm
Quảng cáo Quảng cáo của bạn ở đây